雲端資料庫還沒接好,現在改的東西存不起來。
所有收銀機的結帳都會自動存到雲端,這裡隨時可以查、可以下載(Excel 可直接開)。一次最多查 62 天。
全公司一份:台中館結帳有留手機的客人(櫃台問的,或線上點單自己填的)+ 業務在行動 POS 開發票留的客人(稱呼、手機、email、統編、是否同意收優惠)。同一支手機合併成一位,「來源」看得到是哪裡來的。作廢、取消的單不算。
客人要求刪除個資時,按該列的「刪除」,所有紀錄上的手機都會清掉(消費金額還在,只是不再對應到這個人)。
工作日誌有 ⚠(缺貨、清潔沒完成、設備、客訴)或寫了交接事項,會自動變成待辦;員工也能自己新增。台中、礁溪分開,現場的人在收銀機「待辦」或夥伴專區看,做完按「完成」。你可以在這裡交代工作。超過 2 天沒完成的,每晚回報會提醒。
員工在收銀畫面上方「工作日誌」填寫,每天至少一次(早晚班可各寫一次)。⚠ 是要注意的事(缺貨、設備、客訴、清潔沒完成)。每晚也會自動存一份到雲端硬碟。
可以改題目、改選項文字、決定選哪個答案要寫說明、要不要算「注意」。改完按「儲存題目」,收銀畫面下次打開就是新題目(以前的日誌不受影響)。
員工新增品項時填期初,之後數量鎖住:叫貨「到貨了」自動加、員工記用掉/進貨/盤點,每筆有紀錄;盤點跟系統不一樣會列在「盤點差異」。只有這裡可以直接改數量(會記「店長修改」)。紅色 = 低於安全量。
收銀機每晚 19:00 後依當天賣出的杯數扣店內用豆(M/L 同克數,招待/兌換杯也算,作廢不算),結果在上面「店內庫存表 → 台中館」的「咖啡豆・一磅裝(店內用)」= 理論剩。員工秤重盤點,差多少記成損耗,下面看損耗率。兩店員工在夥伴專區都只看到、只填「磅」(1 磅 = 454 克,系統換成克存),克數只在這裡和今日總覽看。礁溪沒有收銀機(iCHEF 結帳):客人買豆從店內用豆現裝,員工只記進貨、每週秤重盤點;賣出由老闆把 iCHEF 報表給 Claude 扣回(115/10/24 起,不用 iCHEF 後再改回「現裝賣出」)。
員工在收銀機/夥伴專區「付錢簽收」選「組長代墊」的會列在這裡;錢還給他之後按「已還」。
填金額、收款人 → 按「收款人簽收」當場簽名就好(品項預設烘豆費)。員工在收銀機/夥伴專區也能記「公司付帳」(先簽收,品項發票之後補)。不扣錢櫃、不列待還款;每月明細與 CSV 都看得到,Claude 依這裡集中做帳。
錢櫃現金 = 從錢櫃拿錢付,台中館關帳時自動從應有現金扣(礁溪用 iCHEF 關帳,請自己扣);代墊 = 組長先出錢,還款後按「已還」;公司付帳 = 公司另外付(匯款、月結、烘豆費等),拍發票集中做帳。
業務在外面賣商品,用手機開 timecoffee.gbfttc.com/sales、輸入自己的密碼 → 選商品、填客人 email(統編、抬頭選填)、選收款方式 → 當場開電子發票(72941298 鑫和洋行),綠界寄到客人信箱,不印紙本。
新增業務:業務經理在行動 POS 按「➕ 新增業務」送來,在下面按核准;或自己到「員工帳號」→ 職稱選業務。業務帳號只能用行動 POS,不能收銀;業務看不到庫存。
按「核准」→ 自動開業務帳號(台中館)、發官網代碼、所屬經理填推薦的經理,並產生 6 位數登入密碼(經理在行動 POS 看得到,轉交新人)。撞名時先在姓名欄改一下再核准。職稱要升「業務經理」到「員工帳號」改。
現金 = 業務交回公司後按「已交回」;LINE Pay = 確認 LINE Pay 有入帳後按「已入帳」。
業務 A 介紹 B 來當業務:在 B 那一列選「介紹人」= A。B 累計賣滿 3,000 元(官網連結 + 行動 POS,作廢退款不算)→ A 得 300 點、B 得 150 點,只發一次;滿 3,000 那天起等 7 天沒作廢退款才自動發,發了就定案。點數 12 個月內要用完。
櫃台:台中收銀機「折扣」→「🎁 業務點數」;礁溪手機夥伴專區「🎁 業務點數折抵」(折抵後在 iCHEF 打同樣的折扣)。報手機(官網後台「業務佣金」的手機)或代碼都查得到。
按「出貨給業務」選業務、填數量 → 業務在行動 POS 上方看到通知,點清楚後手寫簽名「簽收」→ 數量才加進業務庫存。簽收單只有數量、沒有金額,可列印/存 PDF。業務賣出照常開發票(這時才算錢、扣庫存);沒賣完拿回來按「退回」扣業務庫存。
目前全部記在業務經理名下(業務庫存只有一份);底下業務各自的庫存之後再做。
業務只看得到「賣」打勾的商品;價格照官網購物頁(業務不能改)。改完按「儲存商品表」。庫存只有這裡看得到:按「進貨」加數量、「盤點」填實際剩;業務開發票自動扣、作廢自動加回。
店長叫貨、訂豆時看到的選項。一行一項,改完按「儲存品項」。咖啡豆與包裝平常由烘豆師在烘豆看板「✎ 豆子品項」維護,這裡也能改。
員工在夥伴專區/收銀機「食安紀錄」每天填,這裡店長確認、列印。稽查時按各表的「🖨 列印」,印出來或另存 PDF。
貼上文件內容,或按「上傳 Word/文字檔」自動帶入 → 勾要簽的員工 → 「發出去」。員工在夥伴專區看到待簽(紅色),看完、表決、手寫簽名。有人簽了之後內容就鎖住(只能再加簽署人)。
一行一案;按「從內文抓」會自動找「第一案:…」開頭的行。
🖨 列印 → 在列印畫面選「另存為 PDF」就是含簽名的 PDF(每人簽名圖、時間、帳號、表決、文件指紋)。
一次排一個月:點格子切換「班/休」(可先按「全部先排班」,再點要休假的格子變「休」),排好按「儲存這個月」。員工用手機開 timecoffee.gbfttc.com/me(自己的密碼)就看得到整個月的班表。灰色是公休日。
一行一個:日期 名稱(例:2027-02-04 小年夜)。勞工放實際日期,不跟公務員補假;遇到店休日或休息日要另外補假一天。
⚠ 還沒儲存
台中館員工在收銀機「班表/打卡」用個人密碼打卡;礁溪館員工用自己手機在夥伴專區打卡,系統會確認人在店附近(📍 距離)。出勤紀錄依勞基法要保存五年,系統每晚會一起歸檔到雲端硬碟。
問清楚員工實際幾點上/下班再補;補登的紀錄會標「補登」,CSV 也看得到。
員工在夥伴專區「工作職責」看得到。每家店一份,烘豆師看「工廠」那份。改完按「儲存職責」。
每位員工一組自己的密碼,登入收銀和製作看板用。每張單都會記下是誰結帳、誰作廢;員工離職按「停用」,其他人不受影響。
員工換班時,在收銀畫面右上按「換人/登出」,下一位用自己的密碼登入。
職稱:夥伴 收銀、寫日誌、按到貨(目前兩店也可叫貨);組長 再加上一定可以叫貨、訂豆;店長、經理、總經理 也可叫貨、訂豆,填食安紀錄(驗收)不用定位;烘豆師 只能用烘豆看板(timecoffee.gbfttc.com/roast),不能收銀;業務 只能用行動 POS(timecoffee.gbfttc.com/sales),不能收銀、不排班。
店別:礁溪館沒有收銀機,礁溪的員工/店長用手機開 timecoffee.gbfttc.com/me 登入,只看得到礁溪的叫貨與到貨(礁溪人手少,員工也能叫貨);工廠 = 烘豆師。
所有員工只要記一個網址:timecoffee.gbfttc.com/me(夥伴專區:班表、叫貨/到貨;烘豆師會看到烘豆看板)。
原本全店共用的那組收銀密碼。員工都有自己的密碼之後,建議停用,只能用個人密碼登入,才分得出是誰。停用後隨時可以再打開。
客人點單網址:
哪些品項開放點,在「菜單與價格」每個品項的「線上」打勾。
桌數填 0 = 只印一張「外帶/櫃台」QR Code;填 8 = 另外再印 1~8 號桌各一張(掃了會自動帶桌號)。
後台改壞了、想重來時用。會回到系統一開始的菜單和價格。